仕事効率化を助けるおすすめ便利ツール６選

仕事を楽にしたい！効率化したい！と思った時に、色々なツールに頼ることは悪いことではありません。

便利なツールはたくさんあります。

実際に私もこれから紹介するツールを利用し、本業や副業の業務に使っています。

ぜひ最後まで読んでいただき、仕事を効率化していきましょう！

仕事効率化を助けるおすすめ便利ツール６選

仕事の効率を上げるために環境面や精神面に関する内容をお伝えしていきましたが、仕事の効率を上げてくれる手段はほかにも存在します。

それが“業務効率化ツール”です。

こちらではあなたの業務を円滑に取り組むことができる業務便利ツールをご紹介しております。

ご紹介する内容は大きく次の６つです。

・zoom

・chatwork

・７-Zip

・Eight

・Google Drive

・Google カレンダー

考え方１. Zoom：オンライン会議を最適化

Zoomはコロナウイルスが流行したことにより“オンライン飲み会”としても注目される便利ツールになりました。

音声通話はもちろん、テレビ通話もできるため

・オンライン会議

・オンライン授業

・オンライン面接

などと、利用用途は多岐に渡ります。

「オンライン会議なんて手間がかかりそう」

といったネットに疎い方でも問題ありません。

ズームの特徴として、会議の主催者側が招待用URLを送信できますので、参加者はそのURLをタッチするだけで参加可能です。

ズームを利用する上での注意点として無料プランには時間制限があります。

3人以上の利用には、40分といった制限があるので長時間の会議には不向きです。

参考までにzoomの有料プランの詳細をご覧下さい。

名称

詳細

金額

プロ

最大100人まで接続可能

2,000円/月（１人あたり）

ビジネス

最大300人まで接続可能

2,700円/月（１人あたり）

企業

最大500人まで接続可能

2,700円/月（１人あたり）

考え方２. Chatwork：業務用コミュニケーションツール 

Chatworkは

・タスク管理

・期限の確認

・ブックマーク

などといった機能を兼ね備えているビジネス向けに特化したチャットツールになります。

ビジネスにおいてはまだメールを利用している企業も多く存在しますが、メールより気軽に利用できることがchatworkの特徴です。

また、LINEなどのチャットツールとはことなり、“既読機能がない”ため出先でも気にせず内容を確認することもできます。

Chatworkの注意点として、無料プランだとコンタクトできる人数に制限があります。

参考までに有料プランの詳細をご覧下さい。

プラン名

料金

Business

600円/月

Enterprise

900円/月

考え方３.７-Zip：ファイルの圧縮・解凍を行うツール

７-Zipは無料でファイルの圧縮・解凍などといった機能を利用できるツールになります。

ファイルの圧縮や解凍が行えることで、相手先にもスムーズにデータを送ることが可能です。

しかし、相手側も７-Zipをダウンロードしておかなければ利用することができないので、注意が必要です。

考え方４. Eight：取引先の名刺を簡単管理

Eightは無料で取引先の名刺を管理してくれる便利ツールになります。

営業マンなどはとくに名刺交換を頻繁に行うかと思いますが、管理するにはかさばったり、管理場所に困るといった方も多いことでしょう。

しかし、Eightでは名刺を撮影するだけで管理してくれ、その撮影した名刺はリスト形式で管理されます。

したがって、大量の名刺を登録していても、検索をすぐにかけることで素早く確認が可能です。

Eightの注意点としては、

・膨大な名刺の撮影が面倒

・うまく登録されない場合がある

などがあげられます。

読み込みがうまくいかないこともあるので、その際は再度やり直してみることをおすすめします。

考え方５. Google Drive：ファイル管理で共有漏れ防止

ビジネスの場面においてG-meilは必要不可欠といっても過言ではありません。

Google DriveはそのG-meilに添付されているファイルを最大15GBまで管理してくれます。

したがって、必要になった添付ファイルを再度アップロードするといった手間を省くことが可能です。

自動でバックアップを取るにはGoogleサービスを中継しなければいけないことがデメリットといえますが、手間をかけることなく情報の漏洩やファイルを探すことができるので仕事の効率を最大限に高めてくれます。

考え方６. Googleカレンダー：予定を色で区別ができ見やすい

Googleカレンダーは

・パソコン

・スマホ

・タブレット

などと多くの端末で利用ができる便利ツールです。

予定を全11色で色分けすることができるほか

・ゴール

・リマインダー

・タスク

などといった設定も行えるため、個人的には無料のカレンダーツールの中で最も利用しやすいと感じています。

そのほか、カレンダーは複数人で共有できるメリットがありますが、それぞれが予定を書き込むと見づらくなるので、利用する人数は少人数の方がおすすめです。

仕事効率化を助けるおすすめ便利ツール６選まとめ

おすすめの業務効率化ツールは6つあり、それぞれ以下のような特徴がある
・Zoom：オンライン会議
・Chatwork：業務用コミュニケーションツール
・7-Zip：ファイルの圧縮・解凍
・Eight：取引先の名刺を簡単管理
・Google Drive：ファイル管理で共有漏れ防止
・Googleカレンダー：予定を色で区別ができ見やすい
・個人的にはGoogleカレンダーが最も利用しやすいと感じている

いかがでしたか？

あまり目にしないツールもあったかもしれませんが、有用なツールはたくさんあります。

ぜひ一度利用を検討してみてくださいね！