今日から資料作成が楽になる効率up方法

近年ではChatGPTが流行り、資料作成が簡単にできる。といったことが話題ですが、実際に資料を作る人間がある程度の正解を知っていることがとても大切です。

この記事では、仕事でよく作るであろう資料作成の効率化upの方法を教えていきます。

基本が理解できればAIとの組み合わせでより良い資料を作ることができるようになるはずです！

資料作成の効率化up法

業務の中で１番時間を削られるといっても過言ではないのが“資料作成”ではないでしょうか？

・リサーチ

・構成

・入力

・最終チェック

などといったいくつもの工程を経て１つの資料を作るわけですので、肉体的・精神的にもこたえる作業になります。

そのような肉体的・精神的にも堪える資料作成も効率を高めることで、負担を減らすことが可能です。

資料作成の効率を高めてくれる方法は大きく次の５つです。

・フォーマット化

・100％を目指さない

・テキスト類の細分化

・作成前の情報整理

・ショートカットの把握

１.資料のフォーマット化

まず前提として、資料作成は企業に勤める以上、避けては通れない業務になります。 

したがって、資料作成を任される都度

・ボリューム感

・構成

などを行うのはかなり効率の悪いことです。

さらには、かなりの時間や労力を割かれるため、他の仕事に手が回らないということも考えられます。

資料作成は、毎度構成を練るのではなく、資料作成のフォーマット化（型）に取り組むことをおすすめします。

いくつもの資料を作成すると、前述したボリューム感や構成などが類似する可能性が高いです。

フォーマット化しておけば、資料作成の目的と似通ったフォーマットを選択することで、最も頭を悩ます構成の時間を省くことができます。

また、資料に統一感がでるので、読み手にもメリットとなりますので資料作成のフォーマット化はおすすめです。

２.完璧を目指さない

資料作成を行う上で陥りやすいのが“完璧な資料を作成すると意気込みすぎる”ことになります。

何事も完璧を目指すのは悪いことではありません。

しかし、資料作成においては多くの時間や労力を割くため、その中で完璧なものを目指すとなると更なる負担がのしかかる可能性が高いです。

また、資料作成以外のタスクを抱えているパターンがほとんどだと思うので、最初から完璧を目指さず60〜70％の出来で一旦提出することをおすすめします。

一旦資料を提出し、上司にアドバイスやフィードバックを行なってもらいながら徐々に質を高めていくことで、本来必要だった労力や時間は激減させることが可能です。

このことからも、資料作成は最初から完璧を目指さず、上司からアドバイスやフィードバックを受けながら進めることがおすすめになります。

３. テキスト類の細分化

資料作成時には図やテキストを活用することもあるかと思いますが、利用頻度の高いものはグループ分けをして、名前つけておくことがおすすめです。

毎回のように図形を際がしたりするなどの著とした時間でさえも意識することで、作業効率が格段に上がります。

このように、利用頻度の高い図やテキスト類は細かく分類しておくことで、探す手間を省くことが可能です。

４. 作成前の情報整理

資料の作成前には必ず情報を整理することを心がけましょう。

膨大な情報をリサーチして１つの資料を作成する際など、情報を整理しておかなければ、その情報を盛り込みたいのか、既に盛り込んだものなのかの区別がつきにくくなる可能性が高いです。

また、情報収集が不足している状態で、資料作成に取り掛かっても、その都度不足している情報を補うことはかなり非効率になります。

資料作成には多くの情報を取り扱うので、作成前には正確に情報の整理を行うことがおすすめです。

５. ショートカットの把握

前述で、

・Word

・Excel

・PowerPoint

などといったソフトウェアの効率を高めるショートカットについて触れましたが、ショートカットの知識が少しでも多くあると役立ち方も大きく変わります。

必要最低限のショートカットの知識でも仕事の効率化は見込めますが、効率化のさらなる効率化を目指すのであれば、日頃から、少しでも良いのでショートカットのネット記事などに目を通すことがおすすめです。

コツコツと知識を取り入れることで、半年後・１年後と作業効率が格段と上がり同僚と比較しても仕事を捌ける量が格段に増えること間違いなしです。

それだけショートカット機能には大きな可能性があるので、隙間時間を有効活用し、機能にさらっと目を通すことから始めてみてはいかがでしょうか？

今日から資料作成が楽になる効率up方法まとめ

・資料作成の効率化には、フォーマット化、完璧を目指さない、テキスト類の細分化、作成前の情報整理、ショートカットの把握がおすすめ。
・資料作成はフォーマット化することで効率を上げることができる。
・完璧を目指しすぎると労力と時間がかかるため、60〜70％の出来で一旦提出して、上司からフィードバックを受けながら改善していくことが効率的である。
・利用頻度の高い図やテキスト類は細かく分類しておくことで、探す手間を省くことができる。
・資料作成に取り掛かる前には、情報を整理することを心がけることで、作業効率が上がる。
・ショートカットの知識を取り入れることで、作業効率が上がる。

いかがでしたか？

効率的な資料作成には上記のような考え方が最低限必要だと思っています。

資料作成が苦手なら意識してみるといいかもしれません！